Chatbots zijn niet meer weg te denken. Maar wat als je niet langer elk vraag-en-antwoord scenario op voorhand hoefde te definiëren? Met Copilot Studio in Power Platform is dat een werkelijkheid geworden. Het bouwen van een chatbot was nog nooit zo eenvoudig, maar werkt dit altijd even vlekkeloos? En wanneer komt deze technologie maximaal tot zijn recht? Laten we even Copilot Studio en zijn mogelijkheden én valkuilen onder de loep nemen!  

Voor wie niet helemaal mee is: dankzij de nieuwste AI-ontwikkelingen maakt Copilot Studio gebruik van de zogeheten GPT-engine. Dit type kunstmatig intelligentiemodel van OpenAI wordt gebruikt voor natuurlijke taalverwerking. Zo kunnen chatbots eigenhandig bronnen doorspitten die door medewerkers werden toegevoegd. Documenten, publieke websites, SharePoint-sites of zelfs Dataverse content. Resultaat? “Generatieve antwoorden”, die direct gebaseerd zijn op de beschikbare content.  

Een enorme meerwaarde om snel specifieke antwoorden te voorzien op vragen van medewerkers. Vergeet het eindeloos doorbladeren van documenten om bepaalde info te vinden. Met Copilot Studio snort de chatbot gegevens op voor jou en vat ze deze samen in mensentaal. Juridische documenten of technische handleidingen zijn plots enorm bevattelijk. 

Toch is de praktijk iets ingewikkelder, en gaat de implementatie niet zonder slag of stoot. In dit artikel lichten we toe waarom dit zo is en hoe het beter kan. 

#1 Skills: schaarste in data en IT expertise 

Het idee achter Copilot Studio is om innovatieve technologieën te democratiseren. Tegelijk heeft niet iedereen binnen de organisatie de nodige vaardigheden om het platform optimaal te benutten. Het gebruik van Copilot Studio vereist een zekere mate van begrip van datamanagement, applicatieontwikkeling en procesautomatisering. Wie dit negeert, wordt onvermijdelijk geconfronteerd met vertragingen en inefficiënties. 

Hoe counter je dit?

• Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: vaak leeft er onduidelijkheid over wie instaat voor de implementatie en onderhoud van de met Copilot Studio ontwikkelde toepassingen. Definieer dit dus vooraf.

#2 Data readiness: gebrekkige datakwaliteit en -toegang  

Bij The Flow hameren we altijd op het belang van de ‘data readiness’ van een organisatie. Copilot Studio werkt enkel optimaal met 1) een helikopterbeeld van de beschikbare data en 2) een optimale kwaliteit van die data. Vooral grote organisaties worstelen met data silo’s, wat het lastig maakt om een duidelijk beeld te krijgen van alle data. Iets wat niet enkel de analyse, maar ook de automatisering van processen compliceert. 

Ook onvolledige, inconsistente of verouderde gegevens vormen een aandachtspunt. Zo kunnen meerdere versies van eenzelfde document een gebruiker incorrecte of onduidelijke antwoorden geven. 

Een andere factor is dan weer de structuur van de aangeleverde data. Opsommingen, lijstjes of tabellen werken doorgaans niet goed met Copilot Studio. Het AI-model kan hier geen context uit afleiden. En dus wordt het moeilijk om gericht vragen te beantwoorden.  

Hoe counter je dit?

• Investeer in data governance: een gefundeerde governance strategie is cruciaal. Dit behelst onder meer het verbeteren van de datakwaliteit en waarborgen van data privacy en beveiliging. Creëer duidelijke richtlijnen en verantwoordelijkheden voor datamanagement. 
• Optimaliseer de interne communicatie en samenwerking: een gesmeerde implementatie van Copilot Studio binnen Power Platform vereist een vlotte wisselwerking tussen verschillende afdelingen. Duidelijke afspraken over doelen en taken helpen het proces te versnellen. 

#3 Onrealistische verwachtingen 

Veel organisaties zien een chatbot als een geavanceerde zoekmachine. En dat schept onjuiste verwachtingen. Ze hebben het idee dat de chatbot vragen beantwoordt door simpelweg te linken naar het document met de gelinkte informatie. De kracht van een Copilot Studio-bot ligt net in het geven van nauwkeurige antwoorden op specifieke vragen: 

“Hoe lang is de leasetermijn van een firmawagen?” in plaats van “Waar vind ik het beleid over bedrijfswagens?”

De kunst bestaat er dus in gerichte vragen te stellen. Vragen die goed geformuleerd zijn, met het oog op een zo juist mogelijk antwoord.

Hoe counter je dit?

• Training en begeleiding: een belangrijke uitdaging is om medewerkers bewust te maken van de juiste manier om met de bot te communiceren.  Hulp in het effectief gebruik van de chatbot is daarom onmisbaar om de kracht van de technologie volledig te benutten. 

Je innovatieslagkracht vergroten zonder obstakels? 

De belofte van Copilot Studio is enorm krachtig, en als organisatie kan je de oplossing in principe snel lanceren. Toch hangt het succes vooral af van de gebruikte bronnen. Nood aan extra ondersteuning? Of zelf een concreet idee van een use-case voor een slimme Copilot Studio bot? Contacteer ons!