De essentie

Honda Motor Europe Logistics heeft ruim 110 terabyte aan bestanden staan in hun huidige cloudoplossing. Naast de enorme hoeveelheid en dito kost dat die opslag met zich meebrengt, zijn de bestanden ook niet gestructureerd. Dat moest anders, en Honda Europe riep de hulp in van The Flow. Na een uitgebreide informatie-analyse, maakten we een plan van aanpak inclusief blueprint, inventaris en een switch naar de Microsoft 365 Cloud. Daarbovenop optimaliseren we het gebruik van M365 binnen de organisatie. Hierdoor zal er efficiënter, sneller en goedkoper gewerkt worden in de toekomst.

Probleemstelling

Honda Motor Europe Logistics zorgt voor de distributie van wagens, motorfietsen, power producten en industriële motoren van het Japanse merk Honda. Een van de grootste afdelingen bevindt zich in de kanaalzone in Gent. In totaal zijn er een 30-tal verschillende filialen (branches) over heel Europa.

Met ongeveer 4000 gebruikers die bestanden en gegevens opslaan in de NetApp Cloud, heeft het bedrijf te maken met een immense hoeveelheid gegevens. Maar liefst 110 terabyte aan diverse bestanden, waaronder video’s, AutoCAD-bestanden, documenten en meer.

Hoewel de bestaande cloudoplossing goed werkt, zijn de jaarlijkse kosten voor het onderhoud en de beschikbaarheid aanzienlijk: ongeveer 300.000 pond (346.975 euro) per jaar. Honda Europe maakt al gebruik van Microsoft 365 voor communicatie en stelde zich de vraag: kunnen we dat niet ook gebruiken als opslagplaats en zo de recurrente kosten optimaliseren? Bovendien is er behoefte aan een degelijke informatiestructuur en verbeterde beveiliging van data én optimalisatie van het M365-gebruik in de organisatie. Een totaalproject dus, van analyse tot implementatie. Toevallig (of niet) helemaal onze expertise!

Project flow

Analyse

Mario Van de Velde, trusted advisor bij The Flow: “Voor we structuren opzetten of migraties forceren, starten we altijd met een analyse. Hoeveel data is er? Wie gebruikt die en hoe? Welke soort data zijn dat? Gaat het om werkdocumenten, gevoelige informatie, informatiebronnen, …? Daarvoor spraken we met de gebruikers zelf om te begrijpen hoe ze momenteel met de documenten werken, welke bestanden ze nog gebruiken, welke kunnen worden gearchiveerd of verwijderd, enzovoort.” 

Initieel was het plan om met gebruikers van alle 30 locaties te spreken, maar al snel werd duidelijk dat bijna 80% van de bestanden het laatste jaar niet meer was gewijzigd en dat de informatie enorm versnipperd was.

En dus gooiden we het over een andere boeg!

Greenfield: nieuwbouw

Vergelijk het met een verhuis: als 80% van je inboedel nooit actief gebruikt wordt, waarom dan alle dozen mee verhuizen, toch? Je hebt ongetwijfeld ook een fonduetoestel staan in de kelder; niet in je keuken bij alle kookpotten. Hetzelfde geldt voor data.

Mario: “In plaats van verder te onderzoeken wat allemaal gearchiveerd mocht worden, draaiden we het om. We veronderstelden dat àlle informatie die vandaag opgeslagen wordt, naar een archief mag. Een nieuwe informatiestructuur wordt opgesteld waarin gebruikers zelf actieve bestanden op een gedefinieerde manier kunnen opslaan.”

“We noemen dat in ICT-termen een “greenfield”-benadering, of in onze analogie: een nieuwbouw, geen renovatie. In plaats van aan iedereen te vragen hoeveel oppervlakte, ramen en deuren ze willen, bouwen we een nieuw huis met X aantal kamers, zetten we alles in de kelder (archief) en beslissen de mensen zelf wat ze nodig hebben in hun kantoor.”

Blueprint

Voor je aan de slag gaat met het “architectenplan” (blueprint) is er een cruciaal aspect: de informatiearchitectuur. Welke informatie gaan we op welke manier waar indelen?

Mario: “Daarvoor maakten we een inventaris. Hiermee kregen we een overzicht van hoe de gegevens op dat moment waren gestructureerd. Dat omvat details zoals het type bestanden, de grootte, de eigenaren en de laatste wijzigingsdatum. Daar hebben we toch veel tijd aan gespendeerd, je gaat niet zomaar even door 110 terabyte aan data. We maakten erna een rapport met de huidige structuur, dat gaf ons een beter zicht op wat nog relevant zou zijn om effectief over te zetten en wat niet.”

Na het uitwerken van de blueprint, dachten we ook na over databeveiliging. Zo mag de gevoelige informatie rond autofabricage (nieuwe modellen waar Honda aan werkt) in geen geval lekken en in handen komen van de concurrentie; of verloren gaan in een ransomware-aanval.

Resultaat

Het resultaat gaat nog moeten blijken, omdat het project nog in volle uitvoering is. Maar het is nu al zeker dat de recurrente opslagkost minstens 10 keer goedkoper wordt, zelfs als we de projectwerking erbij rekenen. Dat lukt omdat 80% van de huidige bestanden van Honda Europe op Azure Files zal staan, een goedkopere maar nog steeds veilige opslagplaats. Daar een document raadplegen zal iets langer duren dan het ophalen van werkdocumenten, en dat is logisch. Een fysiek archief heb je ook in de kelder staan, en niet allemaal in je bureau, toch?

Mario: “Onze gedefinieerde aanpak was helder: persoonlijke documenten worden op Onedrive geplaatst, documenten waaraan je samenwerkt wordt in MS Teams geplaatst en gepubliceerde informatie die voor iedereen nuttig is, verschijnt op Sharepoint. Alle andere zaken zitten in Azure Files als archief.”

Door alle bestanden op te splitsen werk je ook sneller en efficiënter. Als in elke kast 80 documenten zitten die je amper nodig hebt, en 20 die je wel elke week nodig hebt dan is het langer zoeken.

Toekomstige stappen

Met de inventarisatie en het planningsproces voltooid, gaat Honda Europe nu over tot de daadwerkelijke implementatie van het project. De effectieve verhuis van alle oude bestanden naar de nieuwe opslagruimte, het geven van trainingen aan medewerkers en het zorgen voor een soepele overgang. De implementatie start in april 2023 met de IT-afdeling als piloot. Daarna volgt de implementatie in de gehele organisatie, in vijf waves.

De werknemers van Honda Europe zullen moeten wennen aan het nieuwe gebruik van Microsoft 365 en Azure Files. Daarom voorzien we ook trainingen voor alle medewerkers op alle locaties in Europa, met aandacht voor zowel technische aspecten als gebruikersvaardigheden. Dat loopt parallel met de technische implementatie en focust ook op het bredere gebruik van M365 zoals efficiënt en correct gebruik van bijvoorbeeld alle Teams-functies.

We zullen ook na de implementatie blijven samenwerken met Honda Europe om ervoor te zorgen dat de overgang soepel verloopt en dat de nieuwe systemen effectief worden gebruikt.

“Dat maakt ons als bedrijf sterk: dat we als trusted advisor van A tot Z een overgang naar een betere digitale workflow kunnen begeleiden.”

Mario, Trusted Advisor bij The Flow

Zit je ook vast met je informatiestructuur?