Van experiment naar structurele efficiëntie: hoe RVA Power Platform verankerde met governance en een doordachte aanpak

Een praktijkverhaal over hoe een doordachte governance-aanpak en sterke samenwerking tussen business en IT leiden tot herhaalbare en schaalbare efficiëntiewinsten.

1. Over de klant

De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) is een federale overheidsorganisatie die instaat voor onder andere werkloosheidsuitkeringen en loopbaanonderbreking.

Binnen RVA is Digital Workplace verantwoordelijk voor het ondersteunen van medewerkers met digitale tools die dagelijkse processen efficiënter maken. De organisatie werkt in een gedeelde Microsoft 365‑tenant samen met andere overheidsdiensten, wat vraagt om duidelijke afspraken rond beheer, security en governance.
‍

2. De uitdaging

Bij RVA werd Power Platform al voorzichtig verkend binnen IT en Digital Workplace. Enkele IT‑developers bouwden toepassingen, en citizen developers, waarbij ook niet-IT‑profielen zelf toepassingen bouwen, experimenteerden zelfstandig met het platform.

Die eerste initiatieven bevestigden vooral het potentieel van Power Platform voor het optimaliseren van ondersteunende processen. Tegelijk groeide het besef dat, om dit platform verder en breder in te zetten, een duidelijk kader nodig was.

RVA werkte bovendien binnen een gedeelde Microsoft 365‑tenant met andere overheidsdiensten. Dat maakte het extra belangrijk om:

• Beter inzicht te krijgen in bestaande toepassingen.

• Duidelijke afspraken te maken over omgevingen en verantwoordelijkheden.

• Power Platform bewust te positioneren als oplossing voor ondersteunende processen, niet voor core business‑toepassingen of gevoelige dossiers.
  

De uitdaging zat dus niet in een gebrek aan visie, maar in de volgende logische stap: hoe maken we Power Platform klaar voor duurzame groei, met ruimte voor citizen development én met voldoende grip op beheer, security en continuïteit?

De vraag was dus niet alleen hoe we Power Platform beheersbaar maken, maar ook hoe we van losse experimenten naar een structurele manier van werken gaan: use cases detecteren, analyseren, prioriteren en uitwerken op een herhaalbare manier. Die tweede helft, naast governance, zou later een belangrijk deel worden van de CoE‑werking.
‍

“Power Platform biedt veel mogelijkheden, maar voor ons was het belangrijk om heel duidelijk te bepalen waarvoor we het wél en niet zouden inzetten. We willen citizen developers ruimte geven om te experimenteren, maar tegelijkertijd zorgen voor een aanpak die beheersbaar blijft op lange termijn.”

- Inneke Hemmeryckx, Head of Digital Workplace, RVA

3. Onze aanpak

Samen met RVA werkte The Flow een governance‑strategie uit, vertrekkend vanuit workshops met:

• IT‑directie

• Enterprise architectuur

• Digital Workplace
  

Via die workshops deden we ook gerichte use-case detectie, zodat RVA evolueert van ‘een paar goede ideeën’ naar een herhaalbare aanpak.

Tijdens de workshops werd eerst scherp bepaald waarvoor Power Platform wél en niet bedoeld is binnen RVA, nl.: inzet voor ondersteunende processen en niet voor gebruik voor core business data of dossierafhandeling.
‍

Van daaruit werd een duidelijk kader uitgewerkt rond:

• Governance en verantwoordelijkheden

• Omgevingsstrategie

• Databeveiliging en compliance

• Application Lifecycle Management (ALM)

• De rol van citizen developers en IT
  

Ter aanvulling van de interne kennis en capaciteit van RVA, werd bewust gekozen voor externe expertise via The Flow.

‍

“Wanneer een organisatie zijn eerste stappen met het Power Platform zet, kijken we altijd eerst naar waarom en hoe het platform het best ingezet kan worden. Samen met RVA bepaalden we zo de strategie om Power Platform in te zetten als een tool voor elke medewerker om hun efficiëntie te verhogen en RVA te helpen een digitale en agile onderneming te worden. Die strategie mapten we vervolgens aan een schaalbaar governance framework.”

- Kristof Leyssens, Team Manager Intelligent Apps & Automation, The Flow

‍

Van governance naar een structurele aanpak rond efficiëntie

De aanloop met governance is bij RVA bewust het startpunt: het zorgt voor duidelijke afspraken en een consistente technische opzet. Maar governance is maar één helft van het verhaal. De andere helft is dat we via het CoE en een vaste manier van werken rond use cases, detectie, analyse, prioritisatie en uitwerking, zorgen dat Power Platform‑vragen niet eindigen als éénmalige oplossingen, maar leiden tot structurele efficiëntiewinsten.

4. De oplossing in detail

Power Platform Governance & Center of Excellence

Een centrale pijler in de oplossing is het Center of Excellence (CoE), dat om de twee weken samenkomt en structureel wordt ingezet om Power Platform te beheren en verder te ontwikkelen.
‍

De CoE‑werking is opgesplitst in twee soorten overlegmomenten:

• Governance‑sessies

• Use‑case- en vraaggestuurde sessies
  

“Om de adoptie van het Power Platform te doen slagen is het essentieel om het gebruik van het platform te monitoren, gebruikers te inspireren én hen te helpen om hun use-cases uit te werken. Een kernteam van business en IT stakeholders brachten we zo samen in een Center of Excellence, dat tweewekelijks samenzit rond de evolutie van het governance model enerzijds (welke oplossingen worden gemaakt, wie bouwt ze, welke data wordt gebruikt, etc), en het behandelen van automatisatievragen van medewerkers anderzijds.

Zo staan we hen bij om kleine processen zelfstandig te automatiseren, of werken we complexere processen samen met hun IT team uit.”

- Kristof Leyssens, Team Manager Intelligent Apps & Automation, The Flow

‍

Monitoring & inzicht

Met behulp van de Power Platform CoE Starter Kit werd een dashboard opgezet dat inzicht geeft in:

• Actieve applicaties

• Citizen developers en IT‑developers

• Nieuwe initiatieven

• Security- en compliance‑aandachtspunten
  

De Flow ondersteunt RVA niet alleen technisch, maar ook in het interpreteren van data en het bepalen waar bijsturing nodig is.

‍

Evoluerende governance

We hebben een governance framework uitgewerkt en vervolgens geïmplementeerd op hun omgevingen. Dat zal blijven evolueren afhankelijk van de noden van de gebruikers/organisatie. Het is geen statisch geheel.

Concrete thema’s die continu bijgestuurd worden:

• Omgevingsstrategie

• ALM & Solutions

• Service accounts

• Nieuwe technologieën en concepten (bv. Copilot Studio)
  

Use cases & citizen developer coaching

Het CoE fungeert ook als coaching‑ en beslissingsorgaan:

• Gebruikers of citizen developers kunnen use cases indienen

• Ze presenteren hun idee of probleem tijdens het CoE

• Samen wordt bekeken:  

• past de use case binnen governance?

• wie bouwt: citizen developer, IT of extern?

• welke technische en securityvoorwaarden gelden?

Citizen developers bouwen hun oplossing in een developmentomgeving, maar de overgang naar productie gebeurt altijd via IT.

‍

Van losse ideeën naar een structurele efficiency‑aanpak

Wat deze aanpak versterkt, is dat use cases niet eindigen als eenmalige oplossingen, maar onderdeel worden van een doorlopende werking.

Binnen RVA gebeurt dit via een combinatie van:

‍

Use-case detectie en prioritisatie
Via gerichte workshops worden use cases geïdentificeerd en gestructureerd, met focus op oplossingen die:

• een duidelijke efficiëntiewinst opleveren

• en snel realiseerbaar zijn
  

Uitwerking op maat van complexiteit
Afhankelijk van de use case worden oplossingen uitgewerkt door:

• citizen developers

• interne IT

• of, bij complexere cases, samen met The Flow
  

Adoptie en communicatie
Samen met RVA wordt ingezet op communicatie en begeleiding, zodat oplossingen ook effectief gebruikt worden binnen de organisatie. RVA neemt hierin een belangrijke rol op.

Oplossingen worden bovendien op een agile manier ontwikkeld, waardoor er continu wordt bijgestuurd en verbeterd om een succesvolle adoptie te garanderen.

‍

Doorlopende opvolging en verbetering
Het CoE zorgt ervoor dat oplossingen en aanpakken continu opgevolgd, gemonitord en verder ontwikkeld worden.

De echte meerwaarde zit daarbij niet alleen in governance, maar in de samenwerking tussen business en IT binnen het CoE, waar processen worden besproken, verbeterd en vertaald naar oplossingen die effectief gedragen worden door gebruikers.

‍

5. Impact & resultaten

Dankzij de governance‑aanpak en het Center of Excellence:

• Heeft RVA inzicht in wat er gebouwd wordt binnen Power Platform

• Is er een duidelijk onderscheid in omgevingen, regels en verantwoordelijkheden

• Wordt citizen development gestimuleerd én begeleid, zonder risico’s

• Zijn automatisaties beheersbaar, schaalbaar en veilig

Governance ondersteunt dit door consistentie te brengen, maar het is de CoE‑werking die sneller en consistenter efficiëntie helpt realiseren.

Daarnaast zorgt de structurele CoE‑werking ervoor dat efficiëntie geen losse initiatieven zijn, maar continu opgepakt en verbeterd wordt via use cases.

Een concreet voorbeeld is een automatisatie rond onboarding en functiewijzigingen, waarbij:

• Informatie automatisch wordt verspreid naar ondersteunende diensten

• Handmatige mails en opvolging verdwijnen

• Het proces vandaag succesvol in productie draait
  

“Dankzij het Center of Excellence hebben we veel beter zicht op wat er binnen Power Platform gebeurt. We kunnen gerichter beslissingen nemen, citizen developers begeleiden en tegelijk controle houden over security en beheer.”

- Inneke Hemerryckx, Head of Digital Workplace, RVA

‍

6. Next steps

De governance‑werking blijft evolueren. Op de roadmap staan onder andere:

• Een interne skillmatrix

• Verder verfijnen van security‑richtlijnen

• Blijvende optimalisatie van processen en begeleiding van citizen developers
  

“We krijgen geen standaardadvies, maar gegronde aanbevelingen die rekening houden met onze organisatie, onze medewerkers en onze gedeelde tenant.”

- Inneke Hemmeryckx, Head of Digital Workplace, RVA

‍

Ontdek hoe een governance‑aanpak en CoE het verschil maken. Geef ons een seintje. We denken graag met je mee.

‍

‍