De essentie

Boplan is vooral bekend vanwege de veiligheidsoplossingen die het biedt aan meer dan honderd internationale wielerwedstrijden. Toch is het in de eerste instantie een Belgisch bedrijf dat gespecialiseerd is in aanrijbeveiliging en andere flexibele veiligheidsbarrières in industriële omgevingen. Door een sterke groeifase stond Boplan voor de uitdaging om hun werkomgeving digitaal te optimaliseren. Met 300 medewerkers verspreid over het hoofdkantoor in België en de business units in verschillende landen, was er hoge nood voor meer efficiënte samenwerking en structuur. Boplan vertrouwde op de experts van The Flow om de transitie naar een volledig operationele Microsoft 365-omgeving te begeleiden.

Aanpak

Driehonderd medewerkers is veel, maar best behapbaar. Een deel van de uitdaging ligt ook bij de diversiteit van het team: geografisch verspreid, een combinatie van arbeiders en bedienden, mensen die hun dagen op kantoor doorbrengen of reizigers die soms wekenlang niet aan een bureau zitten. Maar door de duidelijke interne structuur van Boplan en door de best practices van onze Trusted Advisors in te zetten, was het plan van aanpak snel opgezet.

Na de nodige voorbereiding werden er 3 fases uitgerold:

• Fase 1: Persoonlijke productiviteit
  De technische implementatie en de uitbreiding van de kennis rond het persoonlijke gebruik van Onedrive, Outlook en andere M365 applicaties.
  
• Fase 2: Samenwerken en structureren
  Implementatie van Teams-omgeving, gekoppeld aan een nieuw gestructureerde SharePointomgeving, gedeeld documentgebruik, documentbibliotheken, …
  
• Fase 3: Intranet en automatisatie
  De verdere ontwikkeling van een intern SharePointplatform (intranet) en continue optimalisatie door middel van het Power Platform.

Frank Vanhamel, Digital Success Manager bij The Flow: “We starten altijd met een pilootgroep die een hogere digitale maturiteit bezit – dat zien we in onze Digital Maturity Scan bij aanvang van het project. Deze werknemers kunnen vervolgens ingezet worden als ambassadeurs en als first line support voor andere afdelingen die volgen in de uitrol. Het is een aanpak waarvan we weten dat die werkt, omdat interne motivatie en begeleiding erg waardevol is.”

Elk departement, van logistiek tot HR, doorliep vier workshops: Opstart kick-off, Design workshop, Opleiding en Nazorg. Door het traject heen ondersteunt The Flow ook met change management communicatie.

Die communicatie is belangrijk van in het begin: “Vanaf de kick-off leggen we de nadruk op het waarom van de overstap naar Microsoft 365: het bevorderen van samenwerking en efficiëntie. Het is cruciaal om alle werknemers mee te krijgen in het verhaal en zo tot een geslaagd change traject te komen.”, vertelt Frank Vanhamel.

Tijdens de Design workshops brachten we de afdelingsverantwoordelijken samen om te kijken naar de ideale manier van samenwerken. Niet alleen onderling binnen het team, maar ook over departementen heen. Welke opdeling werkt het best? Welke templates moeten er zeker zijn? Zijn er overeenkomsten met andere afdelingen? En vooral: welke noden en verwachtingen hebben de medewerkers? The Flow faciliteerde en dacht mee met de organisatie over de best mogelijke uitkomst van een samenwerkingsstructuur.

Daarna volgde de technische migratie en de hands-on opleidingen voor de medewerkers: vanop locatie voor (de meeste) mensen in België en digitaal voor de kantoren in het buitenland (Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Spanje, Verenigde Staten, Polen en Nederland). Naast de workshops zorgden we ook voor een permanente beschikbaarheid voor vragen. Daarnaast konden workshops opnieuw worden bekeken en werden opleidingsdocumenten digitaal beschikbaar gesteld.

Steve McLean, IT Project Manager Boplan: “Een belangrijk aspect in onze digitalisatie is de human-centered approach. En dus naast de uitrol bij alle bedienden mocht ook de arbeider niet vergeten worden. Bij de arbeiders in België focusten we bewust op het algemene gebruik van SharePoint als informatiebron. Naast een account met toegang tot Outlook, Sharepoint is er ook toegang tot een nieuw gecreëerde Intranet omgeving, ondersteund door een op maat gemaakte opleiding in de taal van de gebruiker. Zo werden zij ook volledig aan boord getrokken bij de Boplan-familie.”

Samenwerking

Steve McLean, IT Project Manager Boplan: “Ik kwam terecht bij The Flow via Benny (Van de Velde, managing partner van The Flow), die ik ken vanwege eerdere, positieve ervaringen rond Digital Workplace. Het was snel duidelijk dat ik dit traject samen met The Flow wilde afleggen, vanwege hun ervaring en expertise. De samenwerking verliep dan ook erg vlot, met een absoluut sterk team. Ze hebben elk een sterk staaltje expertise en de communicatie verliep steeds vlot.”

Dat team stond onder leiding van Frank Vanhamel, Digital Success Manager, die bijgestaan werd door vijf andere medewerkers van The Flow bij de uitrol van de workshops (Dries Rondelez, Felipe Olea Bastias en Kenny Van Dessel), de communicatie (Maïté Van Rampelbergh) en projectmanagement (Mario Van de Velde).

Dankzij een vlotte samenwerking tussen The Flow en Boplan, konden we de aanpak per doelgroep en afdeling afstemmen voor maximaal resultaat. #teamwork

“De samenwerking verliep dan ook erg vlot, met een absoluut sterk team. Ze hebben elk een sterk staaltje expertise en de communicatie verliep steeds vlot.”

Steve McLean, IT Project Manager Boplan

Uitdagingen

Het project is behoorlijk vlot en snel verlopen, op amper een jaar tijd werden fase 1 en 2 geïmplementeerd. Toch zijn er altijd wat uitdagingen.

Steve McLean, IT Project Manager Boplan: “Vooral het change management zelf was uitdagend; iedereen effectief aan boord krijgen rond het ‘waarom’ van deze implementatie en de meerwaarde van de uitrol van bepaalde gestandaardiseerde workflows en documentbibliotheken. Daar heeft Maïté (Van Rampelbergh, Change Communication Manager The Flow) enorm mee geholpen. Door het ganse traject werd gezorgd voor een heldere communicatie en werd proactief een antwoord geboden op onzekerheden.”

Frank Vanhamel, The Flow: “Er zijn ook altijd verschillen in leertempo, digitale maturiteit of zelfs beschikbaarheid. Dat konden we vlot opvangen door zelf voldoende flexibiliteit te bieden en te zorgen voor voldoende ondersteuning, zowel door ons als door het ambassadeursnetwerk.”

Resultaten

Meten is weten, en dat doen we zowel kwantitatief als kwalitatief met een Microsoft 365 adoptierapport, tevredenheidsenquêtes over de workshops en technische uitrol, gebruikersrapporten en een Digital Maturity Scan. De combinatie van een geijkte meetmethode op kwantitatief vlak gecombineerd met persoonlijke feedback van medewerkers zorgt voor heldere en waardevolle resultaten.

Frank Vanhamel: “Het adoptierapport van Microsoft toont erg mooie resultaten. Bij de aanvang van een project doen we een nulmeting en tijdens de uitrol van het project doen we verschillende opvolgmetingen. Zo toont dat rapport een stijging van 33 punten voor de people dimensie. Vergeleken met een peer benchmark van gelijkaardige ondernemingen heeft Boplan hier een mooie voorsprong. De totale adoptiescore steeg van 59 naar 89 punten (op 100).

In de tevredenheidsenquêtes van de workshop zagen we een gemiddelde score van 4 op 5, wat wijst op een succesvolle aanpak van onze trainers.

We maken ook gebruik van de usage rapporten (gebruikersrapporten) binnen de Microsoft 365-omgeving, dat kwalitatief het gebruik van de applicaties meet zoals Teams, SharePoint, OneDrive, … Daar zagen we een duidelijke groei in het aantal actieve Teams-kanalen (+150 kanalen) en een merkbare stijging in het aantal actieve interne gebruikers.

Steve McLean, IT Project Manager Boplan: “Ook in het magazijn bij de arbeiders zien we een efficiëntiestijging door het gebruik van het intranetportaal “Boplanet”. Waar voorheen alles via papieren documenten gebeurde – broodjes bestellen, vragen rond verlof, aanvragen van vervanging werkkledij, … – gebeurt nu allemaal in één handig online portaal. Niet alleen de werknemers zijn sneller geholpen, maar ook de HR-afdeling heeft minder recurrent werk omdat informatie en aanvragen gedigitaliseerd en gestructureerd zijn.”

Toekomst

Nu de basis gelegd is, kijkt Boplan uit naar fase drie: de verdere ontwikkeling van het intranetportaal en de implementatie van automatisatietools voor het creëren van apps en workflows. Dit staat gepland voor het laatste kwartaal van 2024, waarbij we kijken naar mogelijkheden om citizen development uit te rollen binnen de organisatie en enkele mensen te trainen.

Het intranet “Boplanet” op SharePoint is reeds uitgerold, maar zal nog verder geoptimaliseerd worden. Naast een duidelijke focus op informatie rond interne processen en HR, wordt het portaal uitgebreid met extra functionaliteiten en interne informatie rond processen en werking.

De samenwerking met The Flow zal op termijn geleidelijk aan uitgefaseerd worden waarbij alle kennis dan bij medewerkers van Boplan geborgd zal zijn. Die overdracht was een belangrijke voorwaarde voor zowel The Flow als Boplan.

We zijn trots op deze samenwerking die illustreert dat strategische planning, flexibele aanpassingen en een sterke focus op gebruikerstraining en feedback een prachtig resultaat neerzet.

Ook je werknemers op een efficiënte manier laten samenwerken?